ابزار هایی که یک سیستم مدیریت محتوا باید داشته باشد

قابلیت‌ها ی سیستم مدیریت محتوای وب
سیستم مدیریت محتوای وب برای کنترل مجموعه‌ای پویا از داده های وب، شامل اسناد HTML، تصاویر و دیگر اشکال رسانه به کار می‌رود. سیستم‌های مدیریت محتوا با امکاناتی که در اختیار کاربر قرار می‌دهند، کنترل و ویرایش و مدیریت جداول زمانی را آسان می‌کنند. یک سیستم مدیریت محتوای وب به طور معمول ویژگی‌های زیر را دارد:

قالب‌های خودکار
ایجاد قالب‌های خروجی استاندارد (معمولاً HTML و XML) که می‌تواند به طور خودکار برای محتوای جدید و موجود به کار رود، اجازه می‌دهد ظاهر تمام مطالب از یک مکان مرکزی تغییر کند.

کنترل دسترسی
سیستم‌ مدیریت محتوای وب رایانه سبز از گروه‌های کاربری پشتیبانی می‌کنند. گروه‌های کاربری اجازه می‌دهند چگونگی تعامل کاربران ثبت‌نام‌شده با سایت را مدیریت کنید. دسترسی به یک صفحه در سایت می‌تواند منحصراً برای یک یا چند گروه باشد. این یعنی به یک کاربر ناشناس (کسی که وارد سیستم نشده)، یا کاربری که وارد شده اما در گروهی که یک صفحه منحصراً در دسترس آن است، عضویت ندارد، اجازه‌ی دسترسی داده نخواهد شد.

گسترش قابل‌قیاس
توانایی توسعه‌ی یک پیاده‌سازی (نصب بر روی یک سرور) در دامنه‌های مختلف، بسته به تنظیمات سرور، در بسیاری سیستم‌های مدیریت محتوای مدرن وجود دارد. علاوه برا این سیستم مدیریت محتوای رایانه سبز قابلیت ایجاد میکروسایت/وب‌پورتال‌هایی در یک سایت اصلی را دارا می باشد.

سادگی ویرایش محتوا
معمولاً وقتی محتوا از ارائه‌ی تصویری یک سایت جدا می‌شود، راحت‌تر و سریع‌تر ویرایش و اداره می‌شود. سیستم مدیریت محتوای رایانه سبز شامل ابزارهای WYS/WYG هستند که به کاربران غیرفنی امکان ایجاد و ویرایش محتوا را می‌دهد.

پلاگین ها و ماژول ها
نرم‌افزار مدیریت محتوای وب رایانه سبز شامل پلاگین یا ماژول‌هایی هستند که به راحتی نصب می‌شوند تا قابلیت‌های یک سایت را توسعه دهند.

استانداردهای ارتقاء وب
نرم‌افزار مدیریت محتوای وب رایانه سبز، معمولاً آپدیت‌های منظمی دریافت می‌کند که شامل مجموعه‌ویژگی‌های جدیدی است و سیستم را مطابق با استانداردهای رایج وب به روز نگه می‌دارد.

مدیریت گردش‌کار
گردش‌کار فرایند ایجاد چرخه‌ای از وظایف متوالی و موازی است که باید در CMS انجام شود. مثلاً، یک یا چند تولیدکننده‌ی محتوا می‌تواند گزارشی را ارائه کند، اما این گزارش، تا زمانی که یک ویراستار آن را اصلاح و سردبیر آن را تصویب نکند، منتشر نخواهد شد.

همکاری
نرم‌افزار CMS ممکن است به صورت یک پلت‌فرم همکاری عمل کند که امکان بازیابی و کار روی محتوا را توسط یک یا چند کاربرد مجاز فراهم می‌آورد. تغییرات می‌تواند برای انتشار، ردیابی و تصویب باشد یا نادیده گرفته شده و به نسخه‌های قدیمی رجوع شود. دیگر اشکال پیشرفته‌ی همکاری به چندین کاربر اجازه می‌دهد به صورت هم‌زمان در یک جلسه‌ی همکاری، در یک صفحه تغییر (یا نظر) بدهند.


مدیریت اسناد
نرم‌افزار مدیریت محتوای وب رایانه سبز ابزاری برای مدیریت مشارکتی چرخه‌ی عمر یک سند، از زمان ایجاد، در طول بازبینی‌ها، انتشار، بایگانی و امحای سند، فراهم می‌کند.

مجازی‌سازی محتوا
نرم‌افزار مدیریت محتوای وب رایانه سبز ابزاری فراهم می‌کند که به هر کاربر اجازه می‌دهد در یک کپی مجازی از کل یک وب‌سایت، مجموعه‌ی اسناد و/یا پایگاه کد کار کنند. به این ترتیب تغییرات در منابع چندگانه‌ی به هم وابسته، قبل از واگذاری محتوا مشاهده و یا اجرا می‌شود.

به اشتراک‌گذاری محتوا
نرم‌افزار مدیریت محتوای وب رایانه سبز اغلب از طریق تولید فیدهای داده‌ای RSS و Atom در توزیع محتوا به سیستم‌های دیگر یاری می‌رساند. همچنین ممکن است به عنوان بخشی از فرایند گردش‌کار، وقتی به روز رسانی صورت گرفته باشد، برای کاربران ایمیل بفرستند.

چندزبانه بودن
نرم‌افزار مدیریت محتوای وب رایانه سبز توانایی نمایش محتوا به زبان‌های گوناگون را دارا می باشد.

نسخه‌ها
نرم‌افزار CMS نیز ممکن است مثل سیستم‌های مدیریت اسناد، اجازه‌ی فرایند نسخه‌گذاری را بدهد، که از طریق آن، صفحات داخل یا بیرون WCMS چک می‌شوند، و همچنین کاربران مجاز می‌توانند نسخه‌های قبلی را بازیابی و از یک نقطه‌ی انتخاب‌شده کار خود را ادامه دهند.